Politique de Confidentialité

Derniere mise à jour: 31 octobre 2019

Epiq Class Action Services Canada Inc. et ses entités connexes (« Epiq », « nous » ou « notre ») s'engagent à protéger vos renseignements personnels. La présente politique de confidentialité décrit la façon dont nous recueillons les renseignements personnels qui nous sont fournis par courrier ou en rapport avec notre site Web sur lequel cette politique de confidentialité est affichée ou liée, et la façon dont ces renseignements peuvent être utilisés, partagés et protégés.

Portée de la politique

Epiq, en tant que fournisseur de services tiers agissant au nom et sous la direction de nos clients, peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels relatifs aux demandes d'indemnisation (les « données relatives aux demandes d'indemnisation »), afin de fournir nos services de gestion des demandes d'indemnisation au nom de ces clients.

Notre politique de confidentialité a été conçue pour se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada et aux autres lois fédérales et provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels (collectivement, la « législation sur la confidentialité »). En visitant nos sites Web ou en nous fournissant autrement des renseignements personnels, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels de la manière décrite dans la présente politique de confidentialité.

Modifications de notre politique de confidentialité

Epiq se réserve le droit de modifier ou de compléter cette politique de confidentialité à tout moment. Si nous apportons des modifications, nous vous en informerons en publiant la politique mise à jour et en modifiant la date de « dernière mise à jour » ci-dessus. Nous vous fournirons un préavis raisonnable en cas de changements substantiels dans la manière dont nous utilisons vos informations, notamment par courriel à l'adresse électronique que vous avez fournie. Nous vous encourageons à consulter cette politique de confidentialité chaque fois que vous accédez à notre site Web ou que vous l'utilisez, afin de rester informé de nos pratiques en matière d'information et de la manière dont vous pouvez contribuer à protéger votre vie privée.

Collecte d'informations

Dans le cadre de ses activités, Epiq peut recueillir des données relatives aux demandes d'indemnisation et d’autres « informations personnelles » (telles que définies par la législation sur la protection de la vie privée) auprès de demandeurs, de clients et de tiers. Les données relatives aux réclamations que nous recueillons pour le compte de nos clients peuvent inclure, sans s'y limiter, les éléments suivants :

Des informations d'identité, telles que le nom, l'adresse, l'adresse électronique et d'autres informations de contact pour les demandeurs et autres parties liées ;
Des informations personnelles sur la santé ;
Des informations sur les comptes bancaires et financiers ;
Les informations accessibles au public vous concernant, les parties liées et d'autres informations connexes liées à votre ou vos réclamations ; et
D'autres informations que vous pouvez divulguer ou partager avec nous en ligne, par téléphone, ou autrement en rapport avec votre ou vos réclamations.

Nous ne demandons ni ne recueillons sciemment des informations personnelles auprès d'enfants - personnes âgées de moins de 13 ans, ou d'un autre âge si la loi applicable l'exige - sans le consentement préalable vérifiable de son parent ou de son tuteur légal. Si nous nous rendons compte que nous avons, sans le savoir, collecté des informations personnelles sur un enfant sans le consentement vérifiable de ses parents ou de son tuteur légal, nous supprimerons ces informations de nos dossiers ou prendrons les mesures raisonnables disponibles pour dépersonnaliser ces informations.

Comment nous utilisons les informations

Nous utilisons généralement les données relatives aux réclamations et les autres informations personnelles que nous recueillons aux fins suivantes :

Pour initier, traiter, examiner, enquêter, évaluer, valider, régler, finaliser et autrement administrer les réclamations, conformément aux conditions des ententes de règlement des recours collectifs tels qu'approuvés par les tribunaux.
À des fins de rapport, d'audit et d'analyse, y compris pour fournir des rapports sur les réclamations et auditer les réclamations pour le compte de ses clients ;
Pour communiquer avec vous concernant votre ou vos réclamations;
Pour vérifier votre identité ;
Pour localiser des réclamants avec lesquels nous avons perdu le contact.
À des fins de détection et de vérification des fraudes, et pour nous protéger autrement, ainsi que nos clients et d'autres personnes, contre la fraude, les erreurs et autres préjudices ;
Pour améliorer nos services et opérations que nous utilisons pour fournir des services de gestion des sinistres et des services connexes, et pour assurer la formation du personnel concerné ;
Afin de se conformer à la loi, à une procédure judiciaire, à une ordonnance du tribunal ou à toute autre procédure légale, par exemple en réponse à une ordonnance du tribunal ou à une assignation à comparaître ; et
Pour toute autre fin identifiée par nos clients.

Nous pouvons également utiliser des informations dépersonnalisées et des informations globales relatives aux réclamations à des fins de recherche, d'analyse et autres.

Comment nous partageons vos informations

Nous ne divulguerons pas vos informations personnelles à des tiers non affiliés sans votre consentement préalable, sauf dans les cas prévus ci-dessous.

Dans le cadre de la réalisation des activités et des objectifs décrits ci-dessus pour le compte de ses clients, les données relatives aux demandes d'indemnisation peuvent être traitées par Epiq, y compris par d'autres entités affiliées à Epiq, qui fournissent des services ou une assistance en rapport avec les services de gestion des demandes d'indemnisation. Les données relatives aux sinistres et les autres informations personnelles que nous recueillons peuvent également être divulguées à des tiers, comme indiqué ci-dessous :

Experts, évaluateurs et prestataires de services engagés par Epiq pour fournir des services ou des fonctions liés aux services de gestion des sinistres ; et
Représentants autorisés, consultants, cabinets de recherche et autres prestataires de services tiers agissant en notre nom, y compris les fournisseurs de stockage en nuage, les fournisseurs d'analyse de données, les partenaires de recherche, les fournisseurs de vérification des antécédents, les consultants, les avocats, les comptables et autres prestataires de services professionnels.

Epiq peut également divulguer les données relatives aux sinistres à ses clients, qui ont le contrôle des données relatives aux sinistres. Dans certaines situations, nos clients peuvent être des autorités gouvernementales soumises à des lois différentes en matière de confidentialité. Notre politique de confidentialité ne s'applique pas aux pratiques de nos clients ou de tout autre tiers et Epiq n'assume aucune responsabilité quant à ces pratiques. Nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de nos clients afin de déterminer comment vos informations seront traitées.

Nous nous réservons le droit de divulguer vos informations personnelles si la loi l'exige ou l'autorise, en réponse à des procédures légales ou réglementaires et à des demandes d'application de la loi émanant d'autorités gouvernementales qui ont fait valoir un droit légal d'accès à ces informations, à notre conseiller juridique, ou si nécessaire pour protéger la propriété, les intérêts et les droits d'Epiq.

En cas d'acquisition d'Epiq ou de la quasi-totalité des actifs d'Epiq, ou dans le cas peu probable où Epiq ferait faillite ou cesserait ses activités, les données relatives aux demandeurs ou autres informations personnelles peuvent être transférées ou acquises par un tiers. Vous reconnaissez que de tels transferts peuvent avoir lieu, et que tout acquéreur d'Epiq peut continuer à utiliser vos informations personnelles comme indiqué dans la présente politique de confidentialité (telle qu'elle peut être modifiée de temps à autre).

Cookies

Epiq peut également utiliser des cookies et d'autres mécanismes pour collecter des informations personnelles sur les individus lorsqu'ils visitent ou interagissent avec nous en ligne. Les cookies sont des identificateurs uniques, qui sont utilisés pour personnaliser votre expérience sur le site Web. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les cookies, mais vous pouvez généralement modifier votre navigateur pour qu'il empêche l'envoi d'un cookie ou vous en informe. Cela vous donne la possibilité de décider d'accepter ou non le cookie. Nous utilisons les informations contenues dans les cookies pour nous aider à améliorer notre site web et nos services, ainsi qu'à des fins de détection et de vérification des fraudes. Si vous n'acceptez pas un cookie, l'utilisation de certaines fonctions du site peut être limitée.

Analytique

Nous utilisons des dispositifs automatisés et des applications exploitées par des tiers, y compris google analytics pour évaluer l'utilisation de notre site web et de nos services, afin d'améliorer notre site web et nos services, les performances et les expériences des utilisateurs. Ces tiers peuvent utiliser des cookies et d'autres technologies de suivi pour exécuter leurs services. Nous ne partageons pas vos informations personnelles avec ces tiers, mais ils peuvent collecter votre adresse IP dans le cadre de leurs services.

Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou si la loi l'exige.

Conformément à la législation sur la protection de la vie privée ou à notre mandat, ou encore à la demande d'un client ou d'un demandeur, nous détruirons, effacerons ou rendrons anonymes les documents ou autres dossiers contenant des renseignements personnels dès qu'il est raisonnable de supposer que l'objectif initial n'est plus atteint par la conservation des renseignements et que la conservation n'est plus nécessaire à des fins juridiques ou commerciales. Nous prendrons les précautions nécessaires lors de la destruction des informations personnelles et de l'anonymisation des documents afin d'empêcher tout accès non autorisé à ces informations ou toute ingénierie inverse.

Comment nous stockons et protégeons vos informations

Epiq a mis en place des mesures destinées à protéger les informations personnelles contre toute perte accidentelle et contre tout accès, utilisation, modification et divulgation non autorisés. Toutes les informations personnelles sont stockées sur nos serveurs sécurisés derrière des pare-feu.

Les mesures de sécurité d'Epiq comprennent :

L'éducation et la formation du personnel concerné pour s'assurer qu'il est conscient de nos obligations en matière de confidentialité lors du traitement des données personnelles ;
Des contrôles administratifs et techniques visant à restreindre l'accès aux données personnelles sur la base du « besoin de savoir » ;
Des mesures de sécurité technologiques, notamment les pare-feu, l'authentification multifactorielle, le cryptage et les logiciels antivirus.
Des mesures de sécurité physique, telles que des laissez-passer de sécurité du personnel pour accéder à nos locaux ; et
Des précautions raisonnables pour l'élimination ou la destruction des informations personnelles qui peuvent consister à déchiqueter de manière sécurisée les documents physiques et à supprimer les informations stockées électroniquement d'une manière qui empêche leur récupération facile.

Bien que nous nous efforcions de protéger vos informations personnelles, nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité des informations que vous nous transmettez, et vous le faites à vos propres risques. Si nous découvrons qu'il y a eu une violation de nos mesures de sécurité et qu'il existe un risque réel de préjudice important pour vous, vous en serez informé, sauf si la loi l'interdit.

Accès et correction de vos informations personnelles

Les informations personnelles recueillies par Epiq seront aussi exactes, complètes et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont utilisées. Nous prendrons, de manière continue, des mesures raisonnables pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité des informations personnelles dont nous avons la charge et le contrôle. Les personnes qui fournissent leurs renseignements personnels à Epiq doivent le faire de manière précise et complète. Notre objectif est de minimiser la possibilité que des informations inexactes soient utilisées pour prendre une décision concernant toute personne dont nous traitons les informations personnelles.

Vous pouvez demander l'accès aux informations personnelles collectées et traitées par Epiq dans le cadre des services de demande d'indemnisation, ou leur correction, ainsi que des informations sur la manière dont ces informations sont utilisées et une description des personnes et organisations auxquelles ces informations ont été divulguées, en adressant une demande écrite à notre responsable de la protection de la vie privée. Il peut vous être demandé de vérifier votre identité. Comme nous agissons au nom et pour le compte de nos clients, nous leur transmettrons votre demande et travaillerons avec eux si nécessaire pour y répondre. Dans certaines situations, il se peut que nous ou nos clients ne soyons pas en mesure de donner accès à certaines informations personnelles. Cela peut être le cas lorsque, par exemple, la divulgation révélerait des renseignements personnels sur une autre personne, les renseignements personnels sont protégés par le secret professionnel, les renseignements ont été recueillis aux fins d'une enquête ou lorsque la divulgation des renseignements révélerait des renseignements commerciaux confidentiels.

La loi peut également nous empêcher de donner accès à certains renseignements personnels. Lorsqu'une demande d'accès est refusée, nous vous en informons par écrit, nous documentons les raisons du refus et nous vous indiquons les autres démarches possibles.

Retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des informations personnelles conformément à la présente politique de confidentialité à tout moment moyennant un préavis raisonnable adressé par écrit à Epiq, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles.

Nous joindre

Epiq a désigné un responsable de la protection de la vie privée qui est chargé de veiller au respect de cette politique. Toute demande, plainte ou question concernant cette politique doit être adressée par écrit à notre responsable de la protection de la vie privée, comme suit :

Laura Bruneau
Epiq Class Action Services Canada Inc.
Suite 400-220 Laurier Avenue West
Ottawa Ontario
K1P 5Z9 Canada
privacycanada@epiqglobal.com

Si vous pensez que la législation relative à la protection de vos informations personnelles ou notre politique de confidentialité n'ont pas été respectées, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre responsable de la confidentialité à l'adresse indiquée ci-dessus. Epiq examinera toutes les plaintes. Si, après enquête, votre plainte est jugée justifiée, Epiq prendra les mesures appropriées pour corriger la situation, y compris, si nécessaire, en modifiant nos politiques et pratiques. Si vous n'êtes pas satisfait des résultats de l'enquête ou des mesures correctives prises par Epiq, vous pouvez exercer les recours prévus par la loi en contactant le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à l'adresse indiquée ci-dessous :

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30 rue Victoria
Gatineau, QC K1A 1H3